Calendario del proyecto: días laborables, festivos y por qué una tarea de 5 días puede durar 9

Una tarea estimada en 5 días laborables empieza en una oficina italiana el miércoles 30 de diciembre de 2026. Termina el jueves 7 de enero de 2027, 9 días naturales después. Cuatro de los días de ese intervalo son festivos o fin de semana, y el calendario del proyecto los tiene en cuenta: un plan con una semana normal de lunes a viernes y sin festivos introducidos habría prometido el martes 5 de enero.

Esta guía explica cómo convierte el calendario del proyecto las duraciones en fechas y quién debe mantenerlo. También explica cuándo basta un único calendario para todo el proyecto y cuándo una persona o un proveedor necesita su propio calendario de recurso. El ejemplo práctico sigue una reimpresión de envases para un fabricante de pasta a lo largo del cierre de agosto en Italia: un calendario de proveedor que falta retrasa la entrega 5 días laborables, y un día laborable de retraso en julio la retrasa 22 días naturales.

Qué es el calendario del proyecto#

El calendario del proyecto es la regla que usa una herramienta de planificación para convertir días laborables en fechas: la semana y el horario de trabajo, más excepciones como los festivos y los cierres de empresa. Sin él, la herramienta cuenta días en los que nadie trabaja, y todas las fechas que dependen de ellos salen adelantadas. En un cronograma piloto del programa Transportation Worker Identification Credential (TWIC) del Departamento de Seguridad Nacional de EE. UU., la Government Accountability Office (GAO) encontró 259 de 302 actividades, casi el 86 %, en un calendario de 7 días que no tenía en cuenta los festivos^[1].

Dos detalles del mismo caso muestran el coste. Una versión anterior del cronograma hacía que varios centros piloto terminaran de enviar sus datos de prueba el día de Navidad, y la GAO señala que una actividad definida en 60 días, unos 2 meses en un calendario de 7 días, puede durar unos 3 meses cuando quienes la realizan trabajan una semana de 5 días^[1].

La Schedule Assessment Guide de la GAO define los calendarios por el número de días laborables a la semana y las horas disponibles en cada día laborable, y pone los festivos y los cierres de planta como ejemplos de excepciones^[1].

Dos términos se repiten más abajo. Un día laborable es un día que el calendario marca como disponible para trabajar. Un día natural es cualquier fecha del calendario de pared, fines de semana incluidos.

Quién necesita un calendario del proyecto, y cuándo#

El director del proyecto o el planificador crea y mantiene el calendario del proyecto, y un solo calendario basta para un equipo de 3 o de 30 personas siempre que todas trabajen la misma semana en un mismo país.

Importa menos el número de personas que el número de semanas distintas dentro del equipo. Los datos vienen de otras personas. Pregunta a los responsables de equipo quién trabaja a tiempo parcial, y qué días. Las fechas de cierre de Navidad y de agosto las da quien las anuncia, a menudo Recursos Humanos o el responsable de la oficina, y la GAO atribuye a los responsables de recursos la tarea de identificar y asignar el calendario correcto a sus recursos^[1]. Todo el que lee una fecha lee también el calendario, casi siempre sin saberlo: el patrocinador que mira la fecha de fin, el cliente que espera una entrega.

Añade calendarios además del primero en estos casos:

• alguien en una tarea crítica trabaja a tiempo parcial;
• un proveedor externo cierra en fechas propias, como la imprenta del ejemplo de más abajo, cuyo cierre de tres semanas empieza una semana antes que el cierre de dos semanas del cliente;
• el equipo está repartido entre dos países.

Configura el calendario antes de introducir la primera duración y antes de guardar la línea base. Revísalo cada otoño, cuando se anuncian los cierres del año siguiente, y siempre que el plan cruce el 31 de diciembre.

Ahórrate el trabajo extra en dos casos. Un plan de menos de 10 días laborables sin ningún festivo en su intervalo puede quedarse en la semana predeterminada de lunes a viernes, porque los únicos días no laborables que puede cruzar son dos fines de semana, y la semana predeterminada ya se los salta. Los calendarios por persona para un equipo de 20 cuestan más de lo que aportan: la GAO advierte de que demasiados calendarios pueden interferir con el análisis de la ruta crítica y de que la gestión necesaria para crear y mantener muchos calendarios de recurso puede superar rápidamente sus beneficios^[1].

Cómo se convierten los días laborables y los festivos en fechas#

Días naturales = días laborables + días no laborables que caen entre el inicio y el fin.

Una herramienta de planificación empieza cada tarea el primer día laborable disponible y cuenta solo días laborables hasta agotar la duración. La tabla aplica la misma tarea de 5 días a cuatro fechas de inicio en el calendario de una oficina italiana, de lunes a viernes. El artículo 2 de la Ley italiana 260 de 27 de mayo de 1949 incluye entre los festivos el día de Año Nuevo, la Epifanía (6 de enero), la Asunción (15 de agosto), el día de Navidad y el 26 de diciembre^[2]. La última fila añade un cierre de empresa del 24 de diciembre al 6 de enero.

La tercera fila necesita los festivos de dos años. Una tarea que empieza en los dos últimos días laborables de 2026 cruza Año Nuevo y la Epifanía, y un calendario que solo contiene los festivos de 2026 sitúa su fin el martes 5 de enero, dos días naturales antes de tiempo.

La tabla muestra también que el alargamiento depende de la fecha de inicio, así que cambia cada vez que se mueve una predecesora. Una tarea prevista para empezar el 18 de noviembre ocupa 7 días naturales; si su predecesora se retrasa hasta el 23 de diciembre, la misma tarea ocupa 21. De ahí sale nuestra recomendación: da fechas a clientes y patrocinadores, y reserva las duraciones para el equipo. La excepción es un presupuesto cuya fecha de inicio aún no está fijada, donde los días laborables más el nombre del calendario en que se cuentan son la única cifra que puedes sostener. "Cinco días" son 5 para quien hace el trabajo y 9 para un cliente que lo oye el 30 de diciembre.

El calendario fija también las horas de un día laborable. Un trabajo de 30 horas de esfuerzo son 4 días laborables a 7,5 horas al día y 3,75 a 8 horas (la guía para estimar la duración de las tareas separa esfuerzo y duración). Los medios días, como una oficina que cierra a mediodía el 24 de diciembre, son excepciones con horario reducido. Los retrasos entre tareas siguen la misma aritmética, y por eso un retraso en días laborables y un retraso en días naturales pueden caer en fechas distintas.

Un calendario del proyecto o uno por recurso#

Lo predeterminado es un solo calendario del proyecto; un calendario de recurso solo merece la pena para una persona o un proveedor cuyos días no laborables difieran de los del proyecto y cuya holgura sea menor que los días laborables que le quita su cierre.

El calendario del proyecto contiene la semana de la organización y sus excepciones, por ejemplo los festivos italianos y un cierre de la oficina del 9 al 20 de agosto. Un calendario de recurso indica cuándo puede trabajar una persona o un proveedor: una diseñadora de lunes a miércoles, una imprenta cerrada tres semanas en agosto. La guía de la GAO menciona un centro de pruebas que funciona 24 horas al día mientras parte del personal trabaja cuatro jornadas de 10 horas a la semana^[1]. Microsoft Project advierte de que indicarle que ignore los calendarios de recurso puede asignar trabajo durante el tiempo no laborable de un recurso^[3].

Nuestra recomendación: un calendario del proyecto, más un calendario adicional por cada proveedor que cierre en fechas propias, salvo que las tareas del proveedor tengan más holgura que los días laborables que le quita su cierre, en cuyo caso basta una nota en la tarea. En el ejemplo, el cierre de la imprenta quita 15 días laborables y sus tareas están en una única cadena con holgura cero. Así que la imprenta tiene su propio calendario, y dos calendarios cubren ese plan.

Los calendarios personales solo compensan para personas a tiempo parcial en la ruta crítica.

Un equipo de 8 en una sola oficina, con una diseñadora a tiempo parcial en la ruta crítica y un proveedor externo, necesita por tanto 3 calendarios: el del proyecto, más uno para la diseñadora y otro para el proveedor. Un solo día de permiso de alguien en una tarea con holgura se detecta mejor en una revisión de carga para encontrar sobreasignaciones.

Un ejemplo práctico: una reimpresión de envases durante el cierre de agosto#

En este ejemplo construido, un calendario de proveedor que falta mueve la entrega del miércoles 1 de septiembre al miércoles 8 de septiembre de 2027, 5 días laborables después.

Un fabricante italiano de pasta reimprime las cajas de 500 g de su línea de fusilli: 80.000 cajas con una nueva etiqueta de reciclaje. El plan tiene 5 tareas enlazadas fin-comienzo, 18 días laborables en total. El texto de la etiqueta vuelve de la revisión normativa interna el viernes 23 de julio de 2027, así que la aprobación del arte final empieza el lunes 26 de julio. La empresa trabaja de lunes a viernes y cierra del lunes 9 al viernes 20 de agosto de 2027; los festivos italianos también están en su calendario. La imprenta dedica la primera semana de su cierre al mantenimiento anual de las máquinas, así que cierra del lunes 2 al viernes 20 de agosto, una semana más que el cliente. Confirmó esas fechas por correo al hacer el pedido; el comprador archivó el correo en la carpeta del pedido y nadie copió las fechas en el plan. La Asunción cae en domingo 15 de agosto de 2027, así que ese festivo no quita ningún día laborable a ninguno de los dos calendarios^[2].

El transporte necesita una regla. La imprenta paletiza cada tirada el último día de impresión y el transportista del fabricante de pasta recoge los palés esa misma tarde. La tarea E, transporte y recepción en planta, es trabajo del cliente y sigue el calendario de la empresa.

La versión 1 pone todo en el calendario de la empresa. Las pruebas llegan el miércoles 4 de agosto y se aprueban antes de que la oficina cierre el viernes 6. La impresión espera entonces a la reapertura del lunes 23 de agosto, y la entrega cae el miércoles 1 de septiembre.

En la versión 2, B y D siguen el calendario de la imprenta. La imprenta trabaja en las pruebas el jueves 29 y el viernes 30 de julio, cierra tres semanas y las termina el miércoles 25 de agosto. La aprobación pasa al 26–27 de agosto, la impresión al 30 de agosto–6 de septiembre y la entrega al miércoles 8 de septiembre.

Cinco días laborables de pruebas ocupan ahora 28 días naturales. El plan dura 18 días laborables en las dos versiones, que son 38 días naturales en la versión 1 y 45 en la versión 2. La versión 1 falla sin hacer ruido: el miércoles 4 de agosto el cliente espera unas pruebas de una imprenta que está cerrada desde el lunes 2.

Una prueba rechazada añade 7 días laborables. Si hay que rehacer las planchas después de la aprobación del 27 de agosto, la segunda ronda de pruebas va del 30 de agosto al 3 de septiembre, la aprobación pasa al 6–7 de septiembre y la entrega al viernes 17 de septiembre.

El cierre cambia también lo que cuesta un retraso. Supongamos que el texto de la etiqueta hubiera estado listo antes y que las mismas 5 tareas se planificaran para entregar antes de que nadie cerrara. La tirada tendría que terminar el viernes 30 de julio, último día de la imprenta antes de su cierre, y contando hacia atrás sobre los dos calendarios se obtiene un inicio más tardío del viernes 9 de julio de 2027. Este es el mismo plan iniciado un día laborable después, el lunes 12 de julio:

Con el inicio más tardío, el sexto día de impresión cae después del cierre, el lunes 23 de agosto. La entrega se mueve 22 días naturales.

Cómo configurar un calendario del proyecto con festivos, paso a paso#

Seis pasos, que se hacen una vez antes de introducir la primera duración y se repiten cada vez que el plan cruza a un año nuevo.

1. Define la semana laboral y las horas de un día. De lunes a viernes, de 8:00 a 13:00 y de 14:00 a 17:00, da una jornada de 8 horas, y esa cifra convierte cada estimación dada en horas.
2. Añade los festivos de todos los años que toca el plan: un plan de noviembre de 2026 a marzo de 2027 necesita los dos años.
3. Introduce los cierres de empresa como excepciones con nombre, por ejemplo "Cierre de verano, 9–20 ago 2027", para que quien lea el diagrama de Gantt vea por qué una barra se estira a lo largo de agosto.
4. Pide por escrito a cada proveedor de la ruta crítica sus fechas de cierre al hacer el pedido, y cópialas en el plan ese mismo día. Dale a ese proveedor un calendario propio: un cierre de tres semanas de la imprenta en agosto no aparece en ningún sitio del calendario del cliente.
5. Registra los horarios a tiempo parcial como calendarios de recurso.
6. Comprueba dos fechas a mano. Elige una tarea que cruce un festivo y otra que cruce un cierre. Calcula sus fechas de fin con la fórmula de arriba, sobre un calendario impreso si hace falta, y compáralas con las fechas que muestra la herramienta antes de que nadie más lea el plan.

Errores frecuentes#

La GAO describe un error habitual con los calendarios: dejar todas las actividades en el calendario predeterminado del software de planificación, que rara vez tiene los festivos nacionales definidos como excepciones y no define periodos de cierre^[1].

• Festivos de un solo año. Sin el 1 y el 6 de enero de 2027 en el calendario, la tarea de 5 días del principio termina el 5 de enero, dos días naturales antes del fin real, el 7.
• Duraciones infladas en lugar de excepciones. Una tarea alargada de 5 a 8 días "por Navidad" conserva sus 8 días cuando se mueve a febrero, 3 días laborables de más.
• Un calendario de 7 días para trabajo de oficina. En el cronograma del TWIC abarcaba 259 de 302 actividades^[1].
• El calendario del cliente aplicado al trabajo del proveedor, como en la versión 1 del ejemplo. También ocurre lo contrario cuando alguien introduce el cierre de tres semanas de un proveedor en el calendario del proyecto, que entonces detiene las tareas de aprobación y recepción del propio cliente durante la semana en que su oficina sigue abierta.
• Un calendario por persona para un equipo de 20: 20 calendarios que actualizar cada vez que alguien pide un permiso.

Los límites del calendario del proyecto#

El calendario del proyecto marca cada día como laborable o no laborable, así que un día en que la mitad del equipo está de vacaciones sigue contando como un día laborable completo.

La guía de la GAO reconoce que la productividad suele ser baja en la temporada de fiestas de EE. UU., de Acción de Gracias a Año Nuevo, y señala que un análisis de riesgos del cronograma puede tratarlo con calendarios probabilísticos, en los que cualquier día tiene menos de un 100 % de probabilidad de ser laborable^[1]. Nuestra recomendación: marca en el calendario solo los días en que la oficina está realmente cerrada, y trata la semana anterior a la Asunción (15 de agosto) y los días entre Navidad y la Epifanía como riesgo del cronograma en un análisis de riesgos del cronograma con Monte Carlo, con estimaciones pesimistas más amplias para las tareas que caen en ellos.

Algunas esperas ignoran el calendario. Un plazo de entrega de un proveedor indicado en 14 días naturales que empieza el lunes 21 de diciembre de 2026 termina el domingo 3 de enero de 2027. Introducida como 14 días laborables en el calendario italiano, la misma espera termina el martes 12 de enero y ocupa 23 días naturales, 9 más de los que indicó el proveedor.

Los calendarios mixtos también hacen más difícil leer la holgura, porque los calendarios pueden afectar al cálculo de la holgura^[1]. En el ejemplo, un día laborable de retraso antes del 30 de julio cuesta 22 días naturales en la entrega, mientras que el mismo retraso en septiembre cuesta 1 día natural, o 3 si cruza un fin de semana. Una holgura expresada en días laborables muestra los dos casos como el mismo día.

Cómo hacerlo en Planitude#

Elige el calendario al crear el proyecto, porque después no se puede modificar. Describe el proyecto al asistente de IA: te propone los festivos del país para las fechas del plan, más los cierres que menciones, para que los revises en el Gantt de vista previa. Un proyecto en blanco se queda en lunes a viernes, 8 horas al día, sin festivos.

Las duraciones y los retrasos cuentan días laborables sobre esos calendarios, y el diagrama de Gantt sombrea los fines de semana y los festivos. Los archivos importados conservan sus calendarios. Una tarea sin calendario propio toma el de sus recursos cuando todos comparten uno; el informe de importación cuenta las tareas cuyos recursos no lo comparten.

Los calendarios de proveedor y personales no tienen editor. Para la imprenta, pon en la tarea B una restricción "no comenzar antes de" en la fecha de reapertura. Es una solución prudente: B va del 23 al 27 de agosto y la entrega pasa al 10 de septiembre, dos días después que en la versión 2. La vista Carga sigue comprobando a las personas a tiempo parcial frente a su calendario y su disponibilidad. Los retrasos no tienen unidad en días naturales.

Preguntas frecuentes#