Biểu đồ Gantt: hướng dẫn thực hành kèm ví dụ hoàn chỉnh

Biểu đồ Gantt là cách biểu diễn dự án theo thời gian được dùng rộng rãi nhất: mỗi tác vụ là một thanh trên lịch, dài bằng thời lượng của nó và đặt giữa ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Nó dễ đọc, nhưng một biểu đồ Gantt được xây dựng tốt không chỉ là một hình vẽ: nó là một mô hình tính các ngày từ thời lượng, quan hệ phụ thuộc và lịch làm việc, đồng thời cho thấy tác vụ nào không thể chậm trễ.

Hướng dẫn này giải thích các thành phần của biểu đồ Gantt, trình bày một ví dụ hoàn chỉnh và mô tả các bước để xây dựng một biểu đồ đáng tin cậy.

Biểu đồ Gantt là gì#

Biểu đồ được đặt theo tên Henry Gantt, người phổ biến nó vào đầu thế kỷ hai mươi để lập kế hoạch sản xuất. Nguyên tắc không đổi: thời gian chạy theo trục ngang và các tác vụ theo trục dọc. Mỗi thanh cho biết một tác vụ bắt đầu khi nào, kéo dài bao lâu và kết thúc khi nào.

Ngày nay biểu đồ Gantt là công cụ tham chiếu cho công trường, ra mắt sản phẩm, sự kiện, triển khai phần mềm và dự án nghiên cứu: mọi bối cảnh có các tác vụ phụ thuộc lẫn nhau và một hạn chót cần đạt.

Các thành phần của biểu đồ Gantt#

• Tác vụ: công việc cần làm, với thời lượng tính bằng ngày làm việc.
• Tác vụ tóm tắt: gom các tác vụ khác thành giai đoạn; thời lượng của chúng suy ra từ các tác vụ chúng chứa.
• Cột mốc: sự kiện có thời lượng bằng không, như một lần bàn giao hoặc một sự phê duyệt.
• Quan hệ phụ thuộc: các liên kết xác định thứ tự thực hiện công việc.
• Độ vượt trước và độ trễ: một khoảng thời gian thêm vào quan hệ phụ thuộc, ví dụ ba ngày chờ khô.
• Ràng buộc và hạn chót: các ngày mà một tác vụ không thể hoặc không nên vượt quá.
• Lịch làm việc: ngày làm việc, ngày lễ và ngoại lệ, ở cấp dự án hoặc cho từng người.
• Đường găng và thời gian dự phòng: các tác vụ quyết định ngày kết thúc, và mức các tác vụ khác có thể trượt.
• Đường cơ sở: bản sao của kế hoạch đã duyệt, để so sánh với tiến độ thực tế.

Bốn loại quan hệ phụ thuộc

Kết thúc-bắt đầu là quan hệ phụ thuộc phổ biến nhất cho đến nay; các loại khác được dùng để biểu diễn các tác vụ chồng lấn.

Một ví dụ: cải tạo căn hộ#

Phép tính được biểu diễn theo ngày làm việc. Phá dỡ chiếm ngày 1–5. Công việc điện chạy từ ngày 6 đến ngày 13. Đường ống nước bắt đầu hai ngày sau công việc điện, vào ngày 8, và kết thúc vào ngày 12: do đó nó có một ngày dự phòng. Cán nền chờ cả hai hoàn thành và chạy từ ngày 14 đến ngày 17. Sau ba ngày chờ khô, lát sàn chạy từ ngày 21 đến ngày 26, sơn từ ngày 27 đến ngày 30, và việc bàn giao rơi vào cuối ngày 30.

Đường găng vì thế là: phá dỡ, công việc điện, cán nền, lát sàn, sơn, bàn giao. Thợ điện trễ hai ngày sẽ dời việc bàn giao hai ngày. Ngược lại, đường ống nước trễ một ngày không ảnh hưởng gì: ngày dự phòng hấp thụ nó.

Đó là giá trị của biểu đồ Gantt có quan hệ phụ thuộc: không phải tính lại bằng tay, và thấy ngay cần tập trung chú ý vào đâu.

Cách xây dựng biểu đồ Gantt trong bảy bước#

1. Chia nhỏ công việc thành giai đoạn và tác vụ (cấu trúc phân chia công việc, hay WBS), đến mức mỗi tác vụ có người phụ trách và thời lượng ước lượng được.
2. Ước lượng thời lượng theo ngày làm việc, không phải theo ngày tháng.
3. Liên kết các tác vụ bằng các quan hệ phụ thuộc phù hợp, thêm độ vượt trước hoặc độ trễ khi cần.
4. Thiết lập lịch làm việc: ngày lễ, ngày đóng cửa và ngày làm việc của mọi người.
5. Thêm ràng buộc và hạn chót chỉ ở nơi thực sự cần, ví dụ một ngày theo hợp đồng.
6. Gán người và kiểm tra không ai bị quá tải trong cùng những tuần.
7. Lưu đường cơ sở khi kế hoạch được duyệt, và cập nhật tiến độ thường xuyên.

Những lỗi phổ biến nhất#

• Nhập ngày bằng tay thay vì để chúng được tính từ quan hệ phụ thuộc: ngay lần chậm trễ đầu tiên, kế hoạch không còn đáng tin.
• Quá nhiều ràng buộc: chúng chặn phép tính và che giấu vấn đề thật.
• Tác vụ quá lớn: một thanh ba tháng không nói lên điều gì hữu ích về tình trạng công việc.
• Bỏ qua lịch làm việc: ngày lễ và ngày đóng cửa ảnh hưởng đến các ngày nhiều hơn người ta tưởng.
• Không lưu đường cơ sở: không có tham chiếu thì không thể định lượng một chậm trễ.

Biểu đồ Gantt, bảng hay danh sách: khi nào dùng cái nào#

Biểu đồ Gantt là không thể thiếu khi thời điểm và quan hệ phụ thuộc mang tính quyết định. Bảng kanban lý tưởng để theo dõi công việc hằng ngày theo trạng thái (cần làm, đang thực hiện, đã xong). Danh sách là cách nhanh nhất để nhập và xem lại nhiều tác vụ. Cách tốt nhất là dùng cả ba chế độ xem cùng nhau, trên cùng một kế hoạch.

Cách làm với Planitude#

Planitude được xây dựng quanh các quy tắc này. Có thể tạo tác vụ trực tiếp hoặc dán từ Excel, thụt vào bằng Tab để tạo giai đoạn và liên kết bằng quan hệ phụ thuộc FS, SS, FF và SF, có độ vượt trước và độ trễ; khi đã thiết lập lịch làm việc và ràng buộc, công cụ sẽ tính các ngày và đường găng. Bạn có thể lưu đường cơ sở, xem độ lệch của từng tác vụ, chuyển sang các chế độ xem Bảng, Danh sách, Lịch và Khối lượng công việc, và chia sẻ kế hoạch qua liên kết công khai chỉ đọc. Một kế hoạch Microsoft Project hiện có có thể mở trực tiếp từ tệp .mpp.

Để bắt đầu nhanh hơn, trợ lý AI có thể đề xuất phiên bản đầu tiên của kế hoạch, với giai đoạn, tác vụ và quan hệ phụ thuộc, từ mô tả dự án.

Câu hỏi thường gặp#