Gantt en Jira: planning en uitvoering op één lijn houden

In veel bedrijven bestaat het project twee keer. De planning, met fasen, afhankelijkheden en opleverdatums, staat in een Gantt-diagram dat de projectmanager heeft gemaakt. Het werk, met tickets, sprints en toewijzingen, staat in Jira. Zolang die twee gescheiden blijven, moet iemand de voortgang met de hand overzetten, en de datums in de planning verouderen snel.

Dit artikel legt uit waarom Jira alleen niet volstaat voor de planning, hoe de synchronisatie in twee richtingen tussen Planitude en Jira Cloud werkt en welke beperkingen je moet kennen voordat je haar aanzet.

Twee tools, twee verschillende vragen#

Jira beantwoordt de vraag waar werkt het team nu aan? Backlogs, borden en sprints zijn daarvoor gemaakt. Een planning beantwoordt een andere vraag: wanneer zijn we klaar, en welke taken mogen niet uitlopen?

Voor die tweede vraag zijn duur, afhankelijkheden met voorloop en vertraging, kalenders met feestdagen, beperkingen en een berekening nodig die elke wijziging doorgeeft aan de volgende taken. Loopt de installatie van de nieuwe server drie dagen uit, dan moeten testen, training en livegang vanzelf verschuiven, en moet de projectmanager meteen weten of de opleverdatum nog haalbaar is.

Wat Jira mist voor de planning#

Jira heeft wel degelijk planningsfuncties. De tijdlijn toont afhankelijkheden tussen gekoppelde items met het linktype ‘Blocks’, en wanneer de datums van twee gekoppelde items overlappen, wordt de afhankelijkheidslijn rood om op een mogelijke vertraging te wijzen^[1]. Volgens de prijspagina van Atlassian worden afhankelijkheden in de abonnementen Free en Standard binnen één project beheerd, en in Premium over projecten heen^[2].

Een waarschuwing is echter geen herberekening: de datums blijven zoals ze zijn ingevoerd, en het kritieke pad hoort niet bij de beschreven functies. Het gevolg is dat de planning ergens anders leeft, in een bestand of een andere tool, en uit de pas raakt. Een volledige vergelijking van beide tools vind je in het artikel Planitude vs Jira.

Zo werkt de synchronisatie in twee richtingen#

De integratie koppelt één Planitude-project aan één Jira Cloud-project. Aanmelden gebeurt met OAuth 2.0 van Atlassian: Planitude kent je wachtwoord niet, bewaart de tokens versleuteld en vernieuwt ze met de roterende refresh tokens van Atlassian, die na 90 dagen inactiviteit verlopen^[3].

Bij de eerste koppeling kies je de beginsituatie:

1. Plan naar Jira sturen: voor elke taak wordt een issue gemaakt en voor elke afhankelijkheid een ‘Blocks’-link;
2. Importeren uit Jira: elke bestaande issue wordt een taak onderaan de planning, met startdatum, duur, voortgang en uitvoerder;
3. Beide: eerst de import, daarna worden de taken verstuurd die nog niet in Jira staan.

Vanaf dan gaan wijzigingen in beide richtingen. Van Planitude naar Jira wordt elke wijziging in de planning binnen enkele seconden opgemerkt en verstuurd, waar ze ook vandaan komt: het raster, het Gantt-diagram, een import of de AI-assistent. Van Jira naar Planitude komen wijzigingen binnen via de webhooks die de integratie registreert en die Planitude vernieuwt vóór de door Atlassian voorziene vervaldatum van 30 dagen^[4]; een controle om de vijf minuten haalt gemiste events op.

Samenvattende taken kunnen alleen in Planitude blijven of Epics worden, met de onderliggende taken als subissues.

Wie wat bepaalt: de veldregel#

Een betrouwbare synchronisatie heeft voor elk veld een eenvoudige regel nodig. In Planitude is dat deze:

De logica volgt het echte werk: de planning bepaalt wanneer, het team bepaalt hoe ver een taak is en wie eraan werkt. De status wordt via een aanpasbare tabel omgezet in een percentage: per categorie is te doen 0%, bezig 50% en klaar 100%. Staat een taak al op 30% en gaat de issue naar ‘In uitvoering’, dan wordt de voortgang niet overschreven met een vaste 50%.

Personen worden automatisch gekoppeld op e-mailadres als de Jira-gebruiker dat zichtbaar maakt; anders kies je de koppeling met de hand op de pagina van de integratie.

Afhankelijkheden, conflicten en verwijderingen#

Afhankelijkheden. Einde-begin-koppelingen worden ‘Blocks’-links: de voorganger blokkeert de opvolger. Begin-begin, einde-einde en begin-einde hebben geen equivalent in Jira en blijven alleen in Planitude. ‘Blocks’-links die met de hand in Jira zijn toegevoegd, worden niet geïmporteerd en niet verwijderd.

Datums gewijzigd in Jira. Omdat de datums door de planning worden berekend, wordt een in Jira gewijzigde datum teruggezet naar de waarde van de planning, en de geweigerde wijziging verschijnt in het logboek van de integratie. Wil je een taak verplaatsen, dan doe je dat in de planning: de engine herberekent ook alle taken die ervan afhangen.

Conflicten. Voor elk veld vergelijkt Planitude drie waarden: de laatst afgesproken waarde, de huidige waarde in de planning en de huidige waarde in Jira. Is maar één kant gewijzigd, dan gaat de wijziging naar de andere. Zijn beide kanten naar verschillende waarden gewijzigd, dan wint de kant die het veld bepaalt en wordt het conflict met beide waarden vastgelegd. De regel hangt alleen af van de gegevens, niet van de klokken van de twee servers.

Verwijderingen. Geen van beide kanten verwijdert iets aan de andere kant. Een taak die in Planitude wordt verwijderd, laat de issue in Jira staan met het label planitude-unlinked; een issue die in Jira wordt verwijderd, laat de taak in de planning staan, en de pagina biedt twee acties: opnieuw aanmaken in Jira of niet meer synchroniseren.

Jira stap voor stap koppelen#

1. Open het project in Planitude en kies ⋯ › Integraties › Jira.
2. Klik op Jira verbinden en geef toegang in het toestemmingsscherm van Atlassian.
3. Ziet je account meerdere sites, kies dan de juiste en daarna het Jira-project.
4. Controleer de opties: standaard issuetype, samenvattende taken als Epics of niet, veld voor de startdatum en label voor issues die Planitude aanmaakt.
5. Kies de beginsituatie: versturen, importeren of beide.
6. Controleer de sectie Personen en vul koppelingen aan die niet via e-mail zijn gevonden.

Planitude schrijft in Jira met de identiteit van de persoon die het project heeft gekoppeld. Die persoon heeft in Jira de rechten nodig om het project te bekijken, issues aan te maken, te bewerken, toe te wijzen en te koppelen en transities uit te voeren. De eigenaar en bewerkers van het Planitude-project kunnen de integratie configureren; wie alleen leestoegang heeft, ziet alleen de status. De andere beschikbare integraties staan op de pagina Integraties.

Bekende beperkingen#

• Alleen Jira Cloud: Jira Data Center en Server worden niet ondersteund.
• Alleen einde-begin-afhankelijkheden; één uitvoerder per issue (de persoon met de meeste eenheden op de taak).
• Datums per dag: tijden blijven in Planitude.
• Atlassian staat een OAuth-app 5 webhooks per gebruiker per site toe^[4]: vanaf het zesde project dat dezelfde persoon op dezelfde site koppelt, komen wijzigingen uit Jira binnen via de controle om de vijf minuten.
• Met de optie ‘alleen onderste taken’ wordt een taak die een samenvattende taak wordt, behandeld als verwijderd, en krijgt haar issue het label planitude-unlinked.

Veelgestelde vragen#