Gantt ja Jira: miten pidät suunnitelman ja työn linjassa

Monessa yrityksessä projekti on olemassa kahdesti. Suunnitelma vaiheineen, riippuvuuksineen ja toimituspäivineen on projektipäällikön valmistelemassa Gantt-kaaviossa. Työ tiketteineen, sprintteineen ja tehtävänantoineen on Jirassa. Niin kauan kuin ne pysyvät erillään, jonkun on kopioitava edistyminen käsin toisesta toiseen, ja suunnitelman päivämäärät vanhenevat nopeasti.

Tämä artikkeli selittää, miksi Jira yksin ei riitä aikatauluttamiseen, miten Planituden ja Jira Cloudin välinen kaksisuuntainen synkronointi toimii ja mitkä rajoitukset kannattaa tuntea ennen sen käyttöönottoa.

Kaksi työkalua, kaksi eri kysymystä#

Jira vastaa kysymykseen mitä tiimi tekee juuri nyt? Kehitysjonot, taulut ja sprintit on rakennettu siihen. Aikataulu vastaa toiseen kysymykseen: milloin valmistumme ja mitkä tehtävät eivät voi sallia viivettä?

Toiseen vastaaminen vaatii kestot, riippuvuudet etu- ja jättöajoilla, kalenterit pyhäpäivineen, rajoitteet ja laskennan, joka työntää jokaisen muutoksen eteenpäin. Jos uuden palvelimen asennus viivästyy kolme päivää, testauksen, koulutuksen ja tuotantoon siirron on siirryttävä itsestään, ja projektipäällikön on tiedettävä heti, pitääkö toimituspäivä yhä.

Mitä Jirasta puuttuu aikatauluttamiseen#

Jirasta ei puutu suunnittelutyökaluja. Aikajana näyttää linkitettyjen kohteiden väliset riippuvuudet “Blocks”-linkkityypillä, ja kun kahden linkitetyn kohteen päivämäärät menevät päällekkäin, riippuvuusviiva muuttuu punaiseksi osoittaen mahdollisen viiveen^[1]. Atlassianin hintasivun mukaan riippuvuuksia hallitaan yhden projektin sisällä Free- ja Standard-paketeissa ja projektien välillä Premiumissa^[2].

Varoitus ei kuitenkaan ole uudelleenlaskenta: päivämäärät pysyvät sellaisina kuin ne syötettiin, eikä kriittinen polku kuulu kuvattuihin ominaisuuksiin. Seurauksena suunnitelma elää muualla, tiedostossa tai toisessa työkalussa, ja joutuu epäsynkroniaan. Kahden työkalun täydellinen vertailu on artikkelissa Planitude vs Jira.

Miten kaksisuuntainen synkronointi toimii#

Integraatio yhdistää yhden Planitude-projektin yhteen Jira Cloud -projektiin. Kirjautuminen käyttää Atlassian OAuth 2.0:aa: Planitude ei koskaan näe salasanaasi, tallentaa tunnukset salattuina ja uusii ne Atlassianin tarjoamilla kiertävillä päivitystunnuksilla, jotka vanhenevat 90 päivän käyttämättömyyden jälkeen^[3].

Ensimmäisellä yhdistämiskerralla valitset alkutasauksen:

1. Lähetä suunnitelma Jiraan: jokaisesta tehtävästä luodaan tiketti ja jokaisesta riippuvuudesta “Blocks”-linkki;
2. Tuo Jirasta: jokaisesta olemassa olevasta tiketistä tulee tehtävä suunnitelman loppuun aloituspäivän, keston, edistymisen ja vastuuhenkilön kera;
3. Molemmat: ensin tuonti, sitten lähetetään tehtävät, joita ei vielä ole Jirassa.

Siitä lähtien muutokset kulkevat molempiin suuntiin. Planitudesta Jiraan jokainen suunnitelman muutos havaitaan ja lähetetään sekunneissa mistä tahansa se tuleekin: ruudukosta, Gantt-kaaviosta, tuonnista tai tekoälyavustajalta. Jirasta Planitudeen muutokset saapuvat integraation rekisteröimien webhookien kautta, jotka Planitude uusii ennen Atlassianin 30 päivän vanhenemista^[4], ja viiden minuutin välein tehtävä tarkistus poimii mahdollisesti jääneet tapahtumat.

Yhteenvetotehtävät voivat pysyä vain Planitudessa tai muuttua Epiceiksi, joiden alla tehtävät ovat alatikettejä.

Kuka omistaa mitäkin: kenttäsääntö#

Luotettava synkronointi tarvitsee yksinkertaisen säännön jokaiselle kentälle. Planitudessa se on tämä:

Logiikka heijastaa todellista työtä: suunnitelma päättää, milloin, tiimi päättää, kuinka pitkällä tehtävä on ja kuka sitä tekee. Tila muunnetaan prosentiksi muokattavalla kartalla: luokittain tekemättömän arvo on 0 %, työn alla olevan 50 % ja valmiin 100 %. Jos tehtävä on jo 30 %:ssa ja sen tiketti siirtyy tilaan “In Progress”, sen edistymistä ei ylikirjoiteta tasaisella 50 %:lla.

Henkilöt yhdistetään automaattisesti sähköpostilla, kun Jira-käyttäjä näyttää sen; muuten valitset vastaavuuden käsin integraation sivulla.

Riippuvuudet, ristiriidat ja poistot#

Riippuvuudet. Loppu–alku-linkeistä tulee “Blocks”-linkkejä: edeltäjä estää seuraajan. Alku–alku-, loppu–loppu- ja alku–loppu-linkeillä ei ole vastinetta Jirassa, ja ne pysyvät vain Planitudessa. Jirassa käsin lisättyjä “Blocks”-linkkejä ei tuoda eikä poisteta.

Jirassa muutetut päivämäärät. Koska suunnitelma laskee päivämäärät, Jirassa muutettu päivämäärä palautetaan suunnitelman arvoon ja hylätty muutos näkyy integraation lokissa. Tehtävää siirretään siirtämällä sitä suunnitelmassa: moottori laskee uudelleen myös jokaisen siitä riippuvan tehtävän.

Ristiriidat. Kunkin kentän osalta Planitude vertaa kolmea arvoa: viimeksi sovittua arvoa, suunnitelman nykyistä arvoa ja Jiran nykyistä arvoa. Jos vain toinen osapuoli muuttui, muutos siirtyy toiselle. Jos molemmat muuttuivat eri arvoihin, kentän omistaja voittaa ja ristiriita kirjataan lokiin molempine arvoineen. Sääntö riippuu vain tiedoista, ei kahden palvelimen kelloista.

Poistot. Kumpikaan osapuoli ei poista mitään toisella. Planitudessa poistettu tehtävä jättää tiketin Jiraan tunnisteella planitude-unlinked; Jirassa poistettu tiketti jättää tehtävän suunnitelmaan, ja sivu tarjoaa kaksi toimintoa: luo se uudelleen Jiraan tai lopeta sen synkronointi.

Jiran yhdistäminen vaihe vaiheelta#

1. Avaa projekti Planitudessa ja valitse ⋯ › Integraatiot › Jira.
2. Napsauta Yhdistä Jira ja myönnä pääsy Atlassianin suostumusnäkymässä.
3. Jos tilisi näkee useita sivustoja, valitse oikea ja sitten Jira-projekti.
4. Tarkista asetukset: oletustikettityyppi, yhteenvetotehtävät Epiceinä vai ei, aloituspäiväkenttä, Planituden luomien tikettien tunniste.
5. Valitse alkutasaus: lähetä, tuo tai molemmat.
6. Tarkista Henkilöt-osio ja täydennä vastaavuudet, joita ei löytynyt sähköpostilla.

Planitude kirjoittaa Jiraan sen henkilön nimissä, joka yhdisti projektin, joten tällä henkilöllä on oltava Jira-oikeudet projektin selaamiseen, tikettien luomiseen, muokkaamiseen, määräämiseen ja linkittämiseen sekä niiden siirtämiseen tilasta toiseen. Planitude-projektin omistajat ja muokkaajat voivat määrittää integraation; vain luku -oikeuden omaavat näkevät vain sen tilan. Muut saatavilla olevat integraatiot on kuvattu Integraatiot-sivulla.

Tunnetut rajoitukset#

• Vain Jira Cloud: Jira Data Centeriä ja Serveriä ei tueta.
• Vain loppu–alku-riippuvuudet; yksi vastuuhenkilö tikettiä kohden (henkilö, jolla on eniten yksiköitä tehtävässä).
• Päivämäärät päivän tarkkuudella: kellonajat pysyvät Planitudessa.
• Atlassian sallii OAuth-sovellukselle 5 webhookia käyttäjää kohden sivustoa kohden^[4]: saman henkilön samalla sivustolla yhdistämän viidennen projektin jälkeen Jirasta tulevat muutokset saapuvat viiden minuutin tarkistuksella.
• “Vain lehtitehtävät” -asetuksella yhteenvedoksi muuttuva tehtävä käsitellään poistettuna ja sen tiketti saa tunnisteen planitude-unlinked.

Usein kysytyt kysymykset#