Projektbenachrichtigungen in Microsoft Teams und Slack

Projektbenachrichtigungen haben einen schlechten Ruf: zu viele Nachrichten, fast alle unwichtig, bis jemand den Kanal stummschaltet. Die Folge: Die einzige wichtige Nachricht der Woche, eine Verzögerung bei einer kritischen Aufgabe, geht unter.

Die Benachrichtigungen von Planitude für Slack und Microsoft Teams folgen dem umgekehrten Prinzip: wenig veröffentlichen, und nur das, was den Endtermin oder die Arbeit eines Menschen verändert. Dieser Artikel erklärt, was im Kanal ankommt, wie Rauschen vermieden wird und wie Sie beide Tools verbinden, einschließlich der Einrichtung von Teams-Workflows nach der Abschaltung der Office-365-Connectors.

Der Plan dort, wo das Team arbeitet#

Wer an einem Projekt arbeitet, verbringt den Tag in einem Chat, nicht im Planungstool. Bringt man die Neuigkeiten in den Kanal, erfährt das Team von einer Verzögerung, wenn sie passiert, und nicht erst in der nächsten Besprechung. Die Projektleitung muss nicht bei jeder Planänderung dieselbe Nachricht von Hand schreiben.

Jedes Planitude-Projekt kann in einen Slack-Kanal und einen Teams-Kanal veröffentlichen. Die Einstellungen finden Sie im Projekt über das Menü ⋯ › Benachrichtigungen; sie sind dem Eigentümer und Personen mit Bearbeitungsrolle vorbehalten.

Was im Kanal ankommt#

Sie wählen, welche dieser Ereignisse veröffentlicht werden:

Jede Nachricht enthält Name und Schlüssel der Aufgabe, die Termine und einen Link, der die Aufgabe in Planitude öffnet. In Slack werden die Nachrichten mit Block Kit aufgebaut, dem Slack-Format für strukturierte Nachrichten^[5]; in Teams mit einer Adaptive Card.

Weniger Rauschen: Filter und Bündelung#

Der wichtigste Filter ist zugleich der unauffälligste: Eine Terminänderung wird nur veröffentlicht, wenn die Aufgabe kritisch oder ein Meilenstein ist. Verschiebt sich eine Aufgabe mit zehn Tagen Puffer, ändert das den Liefertermin nicht und stört niemanden.

Das zweite Werkzeug ist die Bündelung. Wird der Plan neu berechnet, ändern sich viele Aufgaben auf einmal: Statt zehn Nachrichten erhält der Kanal eine. Das Zeitfenster lässt sich auf sofort, 2, 5, 15, 30 oder 60 Minuten einstellen; voreingestellt sind 5 Minuten.

Schließlich hat jeder Kanal eine eigene Sprache (die 10 Sprachen von Planitude) und eine eigene Zeitzone, sodass die Fristen um 8:00 Uhr auch um 8:00 Uhr der Lesenden ankommen. Sie können jederzeit eine Testnachricht senden oder die Benachrichtigungen pausieren.

Die Montagsübersicht#

Die Wochenübersicht ist die nützlichste Benachrichtigung für alle, die koordinieren. Jeden Montag um 9:00 Uhr enthält sie:

• den tatsächlichen Fortschritt im Vergleich zum geplanten;
• die Abweichung vom Basisplan, sofern einer gespeichert wurde;
• die nächsten Meilensteine;
• den Endtermin mit 80 % Wahrscheinlichkeit (P80) aus der Monte-Carlo-Simulation, wenn sie im Projekt aktiviert ist.

In der Praxis ersetzt sie die Statusmeldung, die die Projektleitung zu Wochenbeginn von Hand schreibt, mit Zahlen, die aus dem Plan berechnet sind.

Slack: Verbindung in drei Schritten#

Planitude verbindet sich mit Slack über OAuth, den Ablauf, bei dem eine App Berechtigungen anfordert und die installierende Person sie bestätigt^[4]:

1. Öffnen Sie im Projekt ⋯ › Benachrichtigungen › Slack und klicken Sie auf Zu Slack hinzufügen;
2. wählen Sie den Workspace und erlauben Sie den Zugriff;
3. wählen Sie den Kanal: Öffentliche Kanäle stehen sofort zur Verfügung; für einen privaten Kanal laden Sie die App zuerst mit /invite @Planitude ein.

Wählen Sie dann Benachrichtigungen, Bündelung, Sprache und Zeitzone, und senden Sie eine Testnachricht. Im verbundenen Kanal steht außerdem der Befehl /planitude status zur Verfügung, der den Projektstatus nur der Person zeigt, die ihn eingibt; er sieht nur die mit diesem Kanal verbundenen Projekte.

Microsoft Teams: Workflows nach dem Ende der Office-365-Connectors#

Jahrelang war ein Office-365-Connector der einfachste Weg, in einem Teams-Kanal zu veröffentlichen. Microsoft hat sie eingestellt: Die endgültige Abschaltung erfolgte zwischen dem 18. und 22. Mai 2026, empfohlener Ersatz sind die Workflows von Power Automate, ausgehend von der Vorlage Post to a channel when a webhook request is received^[1].

Die Einrichtung dauert ein paar Minuten:

1. Öffnen Sie in Teams den Kanal, wählen Sie ⋯ › Workflows und suchen Sie die Vorlage für Webhook-Benachrichtigungen (Send webhook alerts to a channel);
2. benennen Sie den Flow, prüfen Sie Team und Kanal und speichern Sie;
3. am Ende zeigt Teams die Webhook-URL an: Kopieren Sie sie^[2];
4. öffnen Sie in Planitude ⋯ › Benachrichtigungen › Microsoft Teams, fügen Sie die URL ein, klicken Sie auf Verbinden und senden Sie eine Testnachricht.

Planitude akzeptiert nur Adressen von Power-Automate-Workflows und lehnt alte Connector-URLs mit einem Hinweis ab, was zu tun ist. Ein Hinweis: Über Workflows gesendete Nachrichten erscheinen unter der Identität des Workflows-Bots, weil Name und Symbol nicht angepasst werden können^[1]. Das ist eine Einschränkung von Microsoft, nicht der Integration.

Die Teams-Registerkarte mit dem Gantt-Diagramm#

Neben Benachrichtigungen lässt sich in Teams eine Registerkarte zu einem Kanal hinzufügen: eine in den Client eingebettete Webseite, die sich für jedes Team konfigurieren lässt^[3]. Die Registerkarte von Planitude zeigt das Gantt-Diagramm des Projekts schreibgeschützt, mit Zoom und Aufgabendetails, und eine Schaltfläche zum Öffnen in Planitude.

Dafür wird die Planitude-App für Teams benötigt, die die Administration des Tenants in den App-Katalog der Organisation hochladen kann. Jedes Kanalmitglied meldet sich mit dem eigenen Planitude-Konto an und sieht das Projekt nur, wenn es Zugriff darauf hat; Kosten, Notizen und Personen zeigt die Registerkarte nicht.

Sicherheit und Datenschutz#

• Das Slack-Token und die URL des Teams-Workflows werden verschlüsselt gespeichert, und die URL erscheint auf der Seite nur gekürzt.
• Anfragen von Slack werden anhand der Signatur der App geprüft.
• Planitude liest keine Kanalnachrichten: Es veröffentlicht nur Projektneuigkeiten.
• Beim Trennen werden die Zugangsdaten sofort gelöscht; bereits veröffentlichte Nachrichten bleiben im Kanal.

Weitere Verbindungen, von Jira bis zu KI-Assistenten, finden Sie im Leitfaden zu den Integrationen und auf der Seite Integrationen.

Häufige Fragen#